(Versie 21-05-2018)

Het bestuur van KF De Vrolijke Schutters en KM De Jonge Fanfare  hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het bestuur van KF De Vrolijke Schutters en KM De Jonge Fanfare houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

•        uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

•        verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

•        vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

•        passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

•        geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

•        op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als het bestuur van KF De Vrolijke Schutters en KM De Jonge Fanfare zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

KF De Vrolijke Schutters – KM De Jonge Fanfare

Zavelstraat 22 , 3071 Erps-Kwerps

infodvsdjf@gmail.com

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door KF De Vrolijke Schutters – KM De Jonge Fanfare  verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

•        Het deelnemen aan activiteiten van KF De Vrolijke Schutters – KM De Jonge Fanfare.

•        Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

•        Het registreren van leden bij de overkoepelende organisatie Vlamo.

•        Het verzekeren van leden bij de overkoepelende organisatie Vlamo.

•        Het verzekeren van vrijwilligers via de vrijwilligersverzekering.

•        Het uitbetalen van leerkrachten en dirigent, het terugbetalen van onkosten.

•        Het bijhouden van giften/sponsorlijsten.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verwerken of doorgeven:

•        Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

•        Persoonlijke kenmerken : geboortedatum

•        Financiële gegevens: rekeningnummer

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

•        De registratie en verzekering van leden en vrijwilligers.

Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen:  wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

KF De Vrolijke Schutters – KM De Jonge Fanfare bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

•        Persoongegevens van leden worden tot 1 jaar na lidmaatschap bewaard.

•        Persoongegevens van vrijwilligers en sympathisanten worden gedurende 3 jaar bewaard.

•        Beeldmateriaal wordt tot 10 jaar bewaard in het archief.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens KF De Vrolijke Schutters – KM De Jonge Fanfare van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.dejongefanfaredevrolijkeschutters.be. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons of door één van onze verwerkers. 

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.  U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

KF De Vrolijke Schutters – KM De Jonge Fanfare kan zijn privacyverklaring wijzigen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen via email. De laatste wijziging gebeurde op 21 mei 2018.  Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.