Privacyverklaring – De Jonge Fanfare

PRIVACYVERKLARING – GDPR

Bij de Koninklijke Fanfare “de vrolijke schutters” Erps-Kwerps en de Koninklijke Maatschappij “de jonge fanfare” Meerbeek vinden we de bescherming van uw gegevens belangrijk. In onderstaande privacyverklaring kan u alle informatie vinden rond hoe wij uw persoonlijke gegevens verwerken en beschermen.

1. Waarvoor dient deze verklaring ?

Sinds 25 mei 2018 is er een nieuwe wetgeving van kracht die ervoor zorgt dat uw (persoonlijke) gegevens beter worden beschermd. Door deze privacyverklaring weet u hoe wij als vereniging uw gegevens verwerken, veilig stellen, hoe u deze kan inkijken en bijgevolg eventueel kan aanpassen of verwijderen.

2. Wie beheert uw gegevens ?

Uw gegevens worden verwerkt op onderstaande locaties:

Secretariaat Penningmeester

Liesbeth De Coster Rudi Meyers

Kwerpsebaan 175 Klein Vilvoordestraat ..

3071 Erps-Kwerps 3078 Meerbeek

+32 473 58 61 60 +32 4….

Liesbeth.decoster@telenet.be rudi.meyers@skynet.be

Enkel op het secretariaat kunnen uw gegevens gewijzigd worden.

3. Wie wordt beschermd door deze privacyverklaring ?

Elk natuurlijk (privé) persoon die (persoonlijke) gegevens achterlaat bij de vereniging, door middel van het invullen van het inschrijvingsformulier voor toetredende leden.

Bezoekers van onze evenementen die expliciet hun adres opgeven.

4. Wie is verantwoordelijke voor het verwerken van uw gegevens en wat betekent dit ?

Het verwerken van gegevens slaat op elke actie die betrekking heeft tot het toevoegen, aanpassen of verwijderen van uw gegevens. De verantwoordelijkheid valt onder de Koninklijke Fanfare “de vrolijke schutters” en de Koninklijke Maatschappij “de jonge fanfare”.

5. Wanneer worden mijn gegevens bewaard ?

Gegevens van leden worden bewaard vanaf het moment dat u als lid wordt goedgekeurd en u akkoord gaat met de privacyverklaring.

Gegevens van bezoekers van onze evenementen worden bewaard vanaf de inschrijving voor een evenement waarbij u expliciet uw adres opgeeft.

6. Welke gegevens worden verwerkt en bewaard ?

De gegevens die u hebt ingevuld op het inschrijvingsformulier voor toetredende leden, met name:

· Naam en voornaam

· Adres

· Telefoonnummer

· Geboortedatum

· E-mailadres

· Het jaartal waarin u bent gestart in onze fanfare

· Voor muzikanten: welk instrument u speelt en of u een eigen instrument hebt, of gebruik maakt van een instrument van de fanfare

Bezoekers van onze evenementen:

· Naam en voornaam

· Adres

· Telefoonummer

· E-mailadres

7. Ik ben geen lid meer van de vereniging, wat gebeurt er met mijn gegevens ?

Gegevens van ex-leden blijven bewaard. Dit om u in de toekomst nog te kunnen informeren over openbare activiteiten van de vereniging.

8. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens ?

Contactgegevens van leden worden gebruikt om (digitale) post te versturen, zijnde: informatie over activiteiten georganiseerd door de vereniging (o.a. repetities, ledenfeest, uitstap, …), informatie over activiteiten georganiseerd door derden (o.a. concerten van andere verenigingen, activiteiten van de gemeente, …), overlijdensberichten van verenigingsleden of dierbaren aan de vereniging, of andere berichten die belang hebben bij uw lidmaatschap.

Om u te kunnen verzekeren tegen organisatorische fouten, worden uw gegevens (naam, voornaam, adres, telefoonummer, e-mailadres en geboortedatum) doorgegeven aan Vlamo voor de verzekering.

Gegevens van bezoekers worden gebruikt om digitale post te versturen, zijnde: uitnodigingen voor volgende, gelijkaardige evenementen.

9. Hoe lang bewaren wij uw gegevens ?

Uw gegevens blijven zolang bewaard tot u beslist deze te laten verwijderen.

10. Wie gebruikt mijn gegevens en waarom ?

Secretariaat: het secretariaat beheert en verwerkt al uw gegevens om u in het ledenbestand te plaatsen, gefilterde lijsten te kunnen trekken voor allerhande activiteiten en om u te kunnen contacteren voor het gemeenschappelijk belang.

Penningmeester: de penningmeester gebruikt de ledenlijst om de lidgelden, inschrijvingsgelden te controleren, aan te duiden en u te kunnen contacteren voor het gemeenschappelijk belang.

Bestuursleden: de bestuursleden hebben toegang tot uw gegevens om de functies waar zij verantwoordelijk voor zijn correct te kunnen uitvoeren.

Verzekering: om u te verzekeren tegen organisatorische fouten, zoals omschreven in de laatste alinea van punt 8 hierboven.

Uw gegevens worden voor geen andere doeleinden gebruikt dan omschreven onder punten 8 en 10. Met uitzondering van de bestuursleden heeft niemand recht tot inzage in de volledige ledenlijst, dit met uitzondering van de verzekering die een gefilterde ledenlijst overhandigd krijgt. Indien uw gegevens voor andere doeleinden worden gevraagd, zal u vooraf gecontacteerd worden door het secretariaat.

Uw gegevens worden in geen geval verkocht aan derden of gebruikt voor commerciële doeleinden.

11. Hoe beveiligen wij uw gegevens ?

Om uw privacy te beschermen worden uw gegevens zo goed als mogelijk beveiligd. Ze worden opgeslagen op Google – Drive waarbij enkel bestuursleden toegang hebben tot deze documenten.

12. Wat als het toch mis gaat ?

Indien uw gegevens toch op één of andere manier gelekt worden, zullen wij dit aan alle betrokkenen melden binnen de 72 uur. Wij zullen nadien alle mogelijke middelen gebruiken om uw gegevens nog beter te beschermen.

13. Ik wil mijn gegevens inkijken, aanpassen of verwijderen ?

Uw gegevens kunnen ten allen tijde worden bekeken, aangepast of verwijderd na contact met het secretariaat. Mits het voorleggen van een geldige identificatie kan u uw gegevens inkijken, aanpassen of verwijderen. Indien u lid bent van de vereniging en u uw gegevens verwijdert, wordt uw lidmaatschap met onmiddellijke ingang en wederzijdse toestemming stopgezet. U hebt geen recht op enige vorm van terugbetaling van uw lidgeld.

14. Waar kan ik de meest up-to-date privacyverklaring raadplegen ?

Elk natuurlijk persoon kan deze privacyverklaring raadplegen op de website (www.dejongefanfaredevrolijkeschutters.be) of bij een bestuurslid van de vereniging. Deze privacyverklaring kan te allen tijde gewijzigd worden.

15. Foto’s op de website of sociale media ?

Op al onze activiteiten kunnen er foto’s genomen worden. Zowel op onze website als op sociale mediakanalen zoals facebook en instagram zullen deze foto’s mogelijks te zien zijn. Indien u bezwaar hebt op bepaalde gebruikte foto’s kan u steeds contact opnemen met het secretariaat.

16. Ik heb toch nog vragen ?

Voor bijkomende vragen kan u steeds terecht op het secretariaat:

Liesbeth De Coster – Kwerpsebaan 175 – 3071 Erps-Kwerps – liesbeth.decoster@telenet.be – 0473 58 61 60.